Tratamiento de datos personales

Esta declaración de privacidad describe el tratamiento que Alektum Group da a sus datos personales.

Alektum Group hace todo lo posible para tratar sus datos personales de acuerdo con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos «RGPD»).

Qué información recopila Alektum Group y cómo se utilizan sus datos personales

¿Ha recibido una factura con los datos de pago de Alektum Group?

Alektum Group ayuda a otras empresas, es decir, a nuestros clientes, a gestionar la administración de facturas, procesar pagos, enviar recordatorios y, en ocasiones, presta el servicio de atención al cliente. Cuando prestamos estos servicios, tratamos sus datos personales por cuenta de nuestro cliente. Si desea información más detallada sobre cómo se tratan sus datos personales, con qué fines y cuáles son sus derechos, le sugerimos que hable con el vendedor, es decir, con la otra parte contratante. Los datos de contacto del vendedor siempre aparecen en la factura que usted recibe.

¿Ha recibido una carta de cobro de deudas u otra carta de aviso?

Cuando presta servicios de cobro de deudas, Alektum Group trata datos personales de las siguientes categorías de interesados:

• aquellos que tienen una deuda pendiente (deudores), así como de sus representantes,
• aquellos que deben cumplir una obligación, p. ej., sustituir productos,
• aquellos que tienen responsabilidades solidarias con el deudor, como un socio o avalista, etc.

Tratamos los datos porque usted tiene una deuda vencida con nosotros o uno de nuestros clientes. Adoptamos las denominadas medidas de cobro de deudas para garantizar eficazmente el pago u otro tipo de liquidación, presentación o ejecución de una reclamación para que podamos facturarlo y justificarlo con arreglo a la ley. El tratamiento se realiza de acuerdo con el artículo 6 b (requisito contractual), c (obligación legal), e (interés público) y f (interés legítimo) del Reglamento General de Protección de Datos. El interés legítimo es velar por que la deuda impagada se salde por cuenta propia o en nombre de otra persona.

«Medidas de cobro de deudas» es un término colectivo que utilizamos para todas las actuaciones realizadas para conseguir el fin mencionado más arriba. Estas medidas pueden consistir en el envío de un aviso de cobro de deuda u otra carta de aviso, o bien en la administración de liquidaciones, pagos, contactos con deudores o sus representantes, contactos con las autoridades, medidas para presentar las reclamaciones entre las que pueden estar los procedimientos judiciales y la ejecución forzosa.

Para poder adoptar las medidas de cobro de deudas, debemos tratar su información de contacto y su dirección, así como su número de identidad personal. Para Alektum Group es importante que la información que utilizamos sea correcta y esté actualizada. Por este motivo nos aseguramos de actualizar periódicamente las direcciones con los datos del censo y para ello utilizamos un contratista externo, quien podrá ver algunos de los datos personales en este proceso.

Usted debe facilitarnos dichos datos personales para permitir la ejecución de un contrato o cumplir una obligación legal.

Si vive o se ha trasladado a otro país, Alektum Group podría contratar a un agente de cobro de deudas con presencia en dicho país. En ese caso, sus datos personales y la información sobre el asunto del cobro de deudas se comunicarán al agente.

Por otra parte, necesitamos tratar los datos sobre la deuda impagada, el contrato, y otras circunstancias relativas a la compra a la que se refiere la deuda, además de los pagos parciales realizados. Para determinar las medidas de cobro de deudas que vamos a tomar, también debemos conocer algunos datos sobre su situación financiera, condiciones de vida y otras deudas, así como sobre embargos. Por este motivo, utilizamos los servicios de contratistas externos, como empresas de información crediticia y autoridades públicas, para recopilar información financiera y sobre deudas; estos contratistas podrán ver algunos de sus datos personales. A partir de esta información decidimos qué tipo de carta de requerimiento debe enviarse y si tenemos que tomar medidas legales, como la solicitud de un requerimiento de pago, el inicio de procedimientos judiciales o la petición de medidas coercitivas. En algunos casos, esto se determina con métodos como la elaboración de perfiles y forma parte de un proceso automatizado. Esto significa que la decisión sobre las medidas a adoptar se toma automáticamente a partir de unas variables predeterminadas, en lugar de que un administrador tome decisiones manualmente para cada caso particular.

Aparte de los datos personales mencionados más arriba, puede haber información aislada sobre su historia clínica o antecedentes penales, pero solo en el caso de que esta sea necesaria para poder presentar, ejercer o defender una reclamación legal en un caso concreto, o si Alektum Group ha obtenido el consentimiento. En esos casos, la información se trata de acuerdo con los artículos 9 a (consentimiento explícito), 9 f (necesario para reclamaciones legales), y 10 (tratamiento autorizado por la ley) del Reglamento General de Protección de Datos, junto con las disposiciones de la Ley de Datos.

La información también se utiliza, de forma limitada, para el desarrollo del negocio y de los métodos, planificación operativa, estadísticas, supervisión y gestión de riesgos. La información se utiliza después para desarrollar y analizar las operaciones y sobre la base del interés legítimo en desarrollar nuestras actividades y evitar pérdidas crediticias (artículo 6 f del Reglamento General de Protección de Datos).

¿Trabaja para uno de nuestros clientes, proveedores o socios colaboradores, o para un organismo público?

Alektum Group trata datos personales de las siguientes categorías de interesados:

• Personas de contacto, socios o avalistas de nuestros clientes.
• Personas de contacto de posibles clientes (es decir, de empresas que nos gustaría que fueran nuestros clientes).
• Personas de contacto de organismos públicos, entre otras, personas de contacto para asuntos específicos.
• Personas de contacto de contratistas u otros socios colaboradores.

La información se utiliza para la gestión del contacto, la implementación del contrato o la colaboración, y con fines de contabilidad y facturación. El tratamiento de esta información se realiza de acuerdo con el artículo b (requisito contractual), c (obligación legal) y f (interés legítimo) del Reglamento General de Protección de Datos. El tratamiento de datos personales realizado de acuerdo con el artículo 6 f se hace por el interés legítimo de comercialización de nuestros servicios y desarrollo de la base de clientes.

Por otra parte, los datos personales sobre personas de contacto que poseen las autoridades públicas se utilizan para implementar las medidas necesarias en asuntos legales relativos a reclamaciones, como la presentación, ejecución forzosa, reestructuración de la deuda y resolución de litigios. El tratamiento de esta información se realiza de acuerdo con el artículo 6 c, e y f del Reglamento General de Protección de Datos. El tratamiento de datos personales realizado de acuerdo con el artículo 6 f se hace por nuestro interés legítimo y el de los clientes, para garantizar eficazmente el pago de la deuda vencida.

Los datos personales sobre socios, avalistas y personas de contacto en poder de los socios colaboradores y clientes también se utilizan cuando necesitamos adoptar medidas de supervisión relativas al blanqueo de capitales y para evaluar la capacidad de cumplir los compromisos financieros, así como de seguridad y solvencia económica. Solo se tratará la información necesaria para conseguir dichos fines, pero esta incluye los datos sobre los activos, deudas e ingresos de la persona.

La información sensible solo se tratará si es necesario para poder adoptar medidas de supervisión sobre blanqueo de capitales . La información se trata con arreglo al artículo 6 b (ejecución o preparación de un contrato) y c (obligación legal) del Reglamento General de Protección de Datos y, en su caso, de la legislación antiblanqueo de capitales correspondiente.

La información también se utiliza, de forma limitada, para el desarrollo del negocio y de métodos, análisis de marketing, estadísticas y gestión de riesgos. La información se utiliza después para desarrollar y analizar las operaciones y sobre la base del interés legítimo en desarrollar nuestras actividades y comunicarnos con nuestros contactos (artículo 6 f del Reglamento General de Protección de Datos).

Cuánto tiempo se conservan sus datos personales.

Alektum Group es responsable de eliminar los datos personales por iniciativa propia cuando ya no sean necesarios para conseguir los fines señalados. Por lo tanto, el tiempo de conservación varía y a continuación se describe cómo gestiona Alektum los tiempos de conservación dependiendo de su objeto principal.

Los datos personales recopilados durante un caso de cobro de deudas se conservan durante 5 años una vez concluido el caso.

Los datos personales recopilados para gestionar las relaciones con los clientes y, en su caso, para evaluar la solvencia de un cliente, socio o avalista, se conservan durante 5 años una vez terminada la relación con el cliente y resueltas de forma concluyente las reclamaciones recíprocas de las partes, o con anterioridad si los datos dejan de ser relevantes para dichos fines.

Los datos personales recopilados para tomar medidas de supervisión en relación con el blanqueo de capitales se conservan durante cinco años, o durante el tiempo que especifique la ley. El periodo de tiempo se calcula desde el momento en que se han realizado las acciones o transacciones o, en los casos en los que se haya establecido una relación comercial, cuando dicha relación haya concluido.

Los datos recopilados para desarrollar, analizar y comercializar las operaciones de Alektum se conservan durante un periodo de 5 años tras el último contacto. Si usted cancela la suscripción a boletines o similares, los datos se eliminarán inmediatamente.

Con independencia de los tiempos de conservación mencionados, Alektum Group puede guardar datos durante periodos superiores con el fin de defenderse y protegerse contra demandas legales. Los datos personales necesarios de facturación con fines contables siempre se conservan durante siete (7) años a partir de la fecha de finalización del año natural en la que terminó el ejercicio contable.

Información adicional sobre los destinatarios de sus datos personales

Alektum Group puede compartir sus datos personales con otros destinatarios, como por ejemplo:

• El cliente y los empleados de este.
• Encargados del tratamiento de datos que nos prestan servicios en el contexto de un contrato de tratamiento de datos (como empresas de envíos postales e imprentas, proveedores de sistemas y soporte informático, empresas que entregan documentos legales, asesores jurídicos y otros que nos ayudan a prestar nuestros servicios).
• Asesores profesionales, como contables, abogados y agentes judiciales.
• Las autoridades, puesto que Alektum Group podría verse legalmente obligado a revelar información como parte de un procedimiento legal o para detectar problemas técnicos o de seguridad.
• Bancos y proveedores de servicios de pago.

En algunas circunstancias, sus datos personales pueden transferirse a un país no perteneciente al Espacio Económico Europeo (EEE), pero nunca sin asegurarnos de que existen las medidas adecuadas para proteger sus datos.

Con nosotros está seguro: protegemos siempre sus datos personales.

Alektum Group tiene siempre la obligación de proteger adecuadamente sus datos personales, incluso cuando contratamos a un tercero para realizar el tratamiento. Nunca divulgamos datos personales a menos que debamos hacerlo para lograr nuestro objetivo o nos veamos legalmente obligados a hacerlo. Además, estamos legalmente obligados a mantener la confidencialidad en algunos de nuestros servicios.

De acuerdo con la legislación aplicable, hemos implementado un sistema adecuado de protección de sus datos personales. Se incluyen, entre otras medidas, las de tipo técnico y organizativo necesarias para proteger sus datos personales frente a su destrucción fortuita o no autorizada, pérdida accidental, así como contra su alteración, acceso, o cualquier otro tratamiento no autorizado de sus datos personales.

Tenemos la precaución de limitar la distribución de los datos personales internamente dentro de Alektum Group, de manera que tan solo tengan acceso a los datos personales quienes necesiten verlos por motivos de trabajo.

Además, garantizamos que todos nuestros sistemas informáticos y otras ubicaciones donde se almacenan los datos personales están protegidos para evitar el acceso no autorizado a la información (con cortafuegos, protección antivirus, requisitos estrictos de contraseña, conexión a los sistemas, etc.).

Cuando necesitamos transferir datos personales entre nosotros y una parte ajena a nuestro entorno —por ejemplo, uno de nuestros clientes— nos cercioramos de utilizar un método seguro de transferencia.

Por último, nos aseguramos que se hagan copias de seguridad de nuestros sistemas y archivos para evitar la pérdida de información importante sobre usted.

No obstante, ningún sistema puede garantizar un 100 % de seguridad. Quedamos a su disposición para aclararle cualquier duda que pueda tener sobre la confidencialidad y la seguridad de sus datos personales.

Usted tiene control sobre sus datos personales. Sus derechos.

Cuando Alektum Group trata sus datos personales, por ley usted tiene una serie de derechos.

Son los que se indican aquí debajo. Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nosotros a través de privacy@alektumgroup.es

Según el RGPD:

• Tiene derecho a que informemos sobre el uso que damos a sus datos personales y a recibir una copia de los mismos (el «extracto del registro»).
• A petición suya, o por iniciativa propia, corregiremos o eliminaremos la información inexacta o que ya no sea necesaria o, alternativamente, limitaremos el uso de dicha información.
• Tiene derecho a oponerse a que usemos sus datos personales para la implementación de una tarea de interés público, o por su interés legítimo.
• Tiene derecho a solicitar que su información no se utilice con fines de marketing directo, en el caso de que hagamos este tipo de actividad.
• También tiene derecho a ver los datos personales que tratamos cuando celebramos un contrato con usted, o si nos ha dado su consentimiento, en un formato legible mecánicamente (si es técnicamente posible, le podemos ayudar a trasladar esta información a un tercero) (derecho a la portabilidad de los datos).
• Si utilizamos sus datos personales porque ha dado su autorización para hacerlo, tiene derecho a retirarla en cualquier momento.

Para ejercer estos derechos, tiene que respetar las condiciones contempladas en el RGPD.

¿No está satisfecho con el tratamiento de sus datos personales? Si es así, puede reclamar.

Si no está satisfecho con la forma en que tratamos sus datos personales, puede ponerse en contacto con la autoridad de control del país en el que reside. En España es la Agencia de Protección de Datos. Los datos de contacto son: Agencia de Protección de Datos, C/ Jorge Juan no. 6, 28001 Madrid.

Si tiene alguna pregunta sobre lo anterior puede enviar un correo electrónico a privacy@alektumgroup.es

Actualizaciones

Alektum Group se reserva el derecho de actualizar este documento ocasionalmente. En tal caso, le informaremos por correo electrónico.